Tiedolla johtaminen

Mitä on tiedolla johtaminen?

Tiedolla johtaminen vaatii kerättyä tietoa, jota analysoidaan ja jalostetaan ymmärrettäväksi, päätöksenteon tukena käytettäväksi tiedoksi. Tiedolla johdettu toiminta ei perustu arvauksiin tai mielipiteisiin vaan faktaan.

Hävikin hallinnassa tiedolla johtaminen on ajantasaisen hävikkitiedon keräämistä ja jalostamista ja saatujen tietojen tuomista koko työyhteisön käyttöön. Hävikin mittaamisella ja kirjaamisella toiminta ja muutokset tehdään näkyviksi. Systemaattinen hävikinseuranta helpottaa toiminnan vertailtavuutta sekä hävikinhallinnan juurruttamista työyhteisöön. Hävikinhallinnan tiedolla johtamisessa tärkeää on asettaa tavoitteet ja palata niihin säännöllisesti. Tiedolla johtamisen avulla voidaan osallistaa ja aktivoida henkilökuntaa, asiakkaita, sidosryhmiä ja päättäjiä.

Millaisia käytännön toimia tiedolla johtaminen tarkoittaa ruokapalveluissa?

LUE lisää alla olevista artikkeleista. Linkki artikkeliin avautuu kuvaa klikkaamalla.

Mittarit kuntoon!

Mittaamisella toiminta ja muutokset tehdään näkyviksi. Kun mittareita valitaan, kannattaa ennen valintaa kirkastaa päämäärät ja tavoitteet. Jos käytössä on jo olemassa olevia ja hyviksi havaittuja mittareita, ne kannattaa hyödyntää. Tämä helpottaa toiminnan vertailtavuutta ja tiedon luotettavuutta.

Mittareita ei kannata olla liikaa. Oleellista on, että mittarit palvelevat toimintaa. Epäoleellisten asioiden mittaamiseen ei kannata tuhlata työaikaa. Omaan toimintaan soveltuvat mittarit, kaikille selkeät kirjaamistavat sekä hävikin säännöllinen seuranta mahdollistavat myös ennakoinnin. Ennakoimalla asiakasmääriä ja valmistettavan ruoan määrää voidaan merkittävästi vähentää hävikkiä ruokapalveluissa.

Kerää, analysoi ja tulkitse tietoa

Muutosten mittaamiseen valittavien mittareiden tulee pystyä mittaamaan tavoiteltavaa tavoitetta sekä matkan varren edistymistä. Jos mittarit eivät ole seurattavia, ymmärrettäviä ja merkityksellisiä, työyhteisö kyllästyy ”turhaan” mittaamiseen. Yksi hyvin yleinen virhe on, että kerättyä dataa ei hyödynnetä. Mitataan asioita, ja otetaan uusia mittareita käyttöön, mutta ei pysähdytä miettimään, miten hyödyntää jo olemassa olevaa dataa ja siitä tulevaa tietoa.

Hävikkimittareiden avulla kerättyä tietoa tulee seurata säännöllisesti, ja tietoja esiteltäessä varmistaa, että henkilökunta ymmärtää, miksi lukuja kerätään ja mitä ne kertovat. Koko henkilökunnan on tärkeää hahmottaa, miten mittareista saadut luvut kytketään toimintaan.

Työyhteisössä on tärkeää sopiva hälytysrajat ja toimintatavat reagointiin. Henkilökunta tekee tarvittavia muutoksia toimintaan mittareiden tulosten pohjalta. Ruokapalveluammattilaiset ovat hävikin mittaamisen avainhenkilöitä. On huolehdittava, että kaikki työntekijät ovat tietoisia hävikin mittaamisen päätavoitteista ja käytännön toimenpiteistä.

Maailma on täynnä tietoa, ja merkityksellisen tiedon poimiminen tietotulvasta on välillä haastavaa. Oikean tiedon löytämisen lisäksi tietoa pitää osata analysoida ja välittää eteenpäin. Käytettävän tiedon tulee olla ajantasaista ja paikkansapitävää. Vanhentuneella tiedolla on vaikeaa johtaa onnistuneesti.

TUTUSTU videoon ”Tiedolla johtaminen ruokapalvelualalla”. Linkki videoon avautuu kuvaa klikkaamalla.

Kiinnitä huomiota jaetun tiedon määrään ja laatuun

Se, millaisella tiedolla johdetaan, vaikuttaa toimintaan. Oleellinen toiminnasta kertova ja toimintaa kehittävä tieto oikeaan aikaan esitettynä luo jämäkkyyttä ja antaa suuntaviivat. Tiedon laadun lisäksi huomio kannattaa kiinnittää tiedon määrä. Tiedon harkittu jalostaminen kannattaa, sillä samalla voi punnita, mikä tieto on oleellista jaettavaksi juuri tietyille ryhmille. Kun tietoa esitetään johtoryhmälle ja muille päättäjätahoille, on esityksen tulokulma toisenlainen kuin samasta asiasta esimerkiksi henkilöstölle esitetty tieto.

Tiedonjakajalla on velvollisuus jalostaa tieto muille helpommin pureskeltavaan muotoon. Excel-taulukko täynnä lukuja ei motivoi tarkastelemaan saatikka sisäistämään tietoa. Sen sijaan jalostetummat versiot luvuista kuvina tai taulukoina auttavat ihmisiä hahmottamaan tiedon mittasuhteet ja sisäistämään näin tiedon muistettavaan ja ymmärrettävään muotoon. Parhaimmillaan onnistunut tiedolla johtaminen motivoi jopa aluksi asiaan vastahakoisesti suhtautuvan porukan sitoutuneeseen ja aktiiviseen toimintaan.

Kun valmistelet esityksiä tilaisuuksiin, kysy itseltäsi nämä neljä kysymystä: Kenelle, Mitä, Milloin ja Miksi.

Sitouta henkilöstö ja ota asiakkaat mukaan hävikin hallintaan!

Tiedolla johtaminen antaa paremmat eväät henkilöstön sitouttamiseen, kun jokainen työyhteisössä tietää, mitä ja miten asioita tehdään ja etenkin, miksi niitä tehdään. Tiedon avulla oma työnkuva ja toisten työnkuvat kirkastuvat ja muidenkin kuin omat työtehtävät avautuvat. Kun tiedolla johdetaan asioita, joilla on vaikutusta ja merkitystä, saadaan kokonaisuus näkyväksi ja työtehtävien priorisointi helpommaksi.

Aina, kun kerrotaan uudesta toimintatavasta tai esitellään uusi tietoa keräävä mittari, on tärkeää muistaa, että esittelijälle asia on jo tuttu ehkä kuukausien ajalta, mutta kuulijoille ehkäpä täysin uusi. Mitä useammin asiaa toistetaan, sitä nopeammin ja sujuvammin siitä tulee osa työarkea. Varmistetaan myös jokaisen uuden työtehtävän kohdalla, että perehdytys ja työkalut ovat varmasti kunnossa. Jos nämä eivät ole kohdillaan, on henkilökunnan vaikea motivoitua hävikin mittaamiseen.

Tiedon äärellä on helpompi keskustella työyhteisössä työasioista faktojen avulla. Kun kaikki näkevät, mitä mittareissa tapahtuu, voidaan keskittyä syyttelyn ja arvuuttelun sijaan muutoksiin.

Laita palaverikäytännöt kuntoon

Ettehän tuhlaa aikaanne turhiin palavereihin? Kokousten toteuttamisen suurimmat haasteet ovat suunnittelemattomuus, puutteelliset esille otettavat asiat ja tehottomuus. Jotta koko työyhteisö saadaan pidettyä kartalla ja tiedolla voidaan onnistuneesti johtaa, tulee tiedon jakamiselle olla sovitut ajankohdat ja paikat. Pelkkä sähköpostin välityksellä jaettu tieto ei riitä, vaan tiedon äärelle on syytä pysähtyä yhdessä myös keskustelemaan. Yhteisissä keskusteluissa luodaan suunta toiminnalle. Usein nämä tilaisuudet ovat työyhteisön erilaisia sisäisiä palavereja.

Oli kyseessä sitten pikainen viiden minuutin aamun tsekkauspalaveri keittiöllä tai tunnin kuukausipalaveri koko henkilöstölle, on oleellista huolehtia, että näihin tilanteisiin saadaan työyhteisö koolle. Esihenkilöiden tehtävä on mahdollistaa henkilökunnan osallistuminen.

Hyvissä palavereissa asioista päätetään ja osallistujille annetaan mahdollisuus vaikuttaa. Huonoille tai turhille palavereille, joissa asioista ei päätetä tai asioita ei jaeta, saatikka seurata, on syytä sanoa stop!

Ota asiakkaat mukaan hävikin vähentämiseen

Asiakkaalle kannattaa kertoa ruokahävikistä säännöllisesti tuomalla esiin, miksi hävikkiä syntyy, ja mitä jokainen voi tehdä sen vähentämiseksi. Tässä voidaan hyödyntää esimerkiksi erilaisia teemapäiviä, tietoiskuja ja diginäyttöjä. Asiakkaan kanssa yhdessä tavoitteita asettaen tai esimerkiksi kilpailuja järjestäen saadaan asiakkaat mukaan ruokahävikin vähentämiseen. Eri asiakasryhmille löytyy erilaisia keinoja osallistamiseen. LUE LISÄÄ Viestintä– teemasta TÄSTÄ.

Millaisin yhteistyön toimin hävikin hallintaa voidaan onnistuneesti toteuttaa? 

LUE lisää alla olevista artikkeleista. Linkki artikkeliin avautuu kuvaa klikkaamalla.

Hyödynnä hävikkitietoja päätöksenteossa ja kehittämisessä

Hävikkimittarit antavat faktoja vaikuttamiseen. Hävikin mittaustuloksista on tärkeää raportoida säännöllisesti ylemmälle johdolle, ja hyödyntää niitä perusteltaessa resursointia ja hankintoja. Talouden seuranta on yksi keskeinen osa hävikin hallinnan tiedolla johtamista.

Hävikinhallinnassa jatkuva kehittäminen on keskeistä. Hävikinhallintaa kannattaa kehittää systemaattisesti askel kerrallaan. Uusia toimintatapoja on hyödyllistä ensin testata, ja sen jälkeen juurruttaa toimiviksi havaitut tavat käytäntöön. Tieto vanhenee nopeasti, joten uutta tietoa haetaan ja muilta opitaan aktiivisesti. Tavoitteena on, että koko henkilökunta kehittää toimintaa hävikkimittareiden tulosten pohjalta. Työyhteisöä kannattaa sparrataan systemaattisesti kohti tavoitteita. LUE LISÄÄ Jatkuva kehittäminen- teemasta TÄSTÄ.

TUTUSTU  videoon ”Ruokahävikki ja eurot”. Videolla ruokapalvelutoimijat kertovat käytännön kokemuksia ruokahävikin hallinnasta talouden näkökulmalta. Video avautuu alla olevaa kuvaa klikkaamalla.

Ota hävikin hallinnan tiedolla johtaminen haltuun!

Tiedolla johtaminen saattaa kuulostaa kylmältä ja kovalta, mutta sitä se ei onnistuessaan ole. Todellinen tiedolla johtaja osaa lukea tunneilmapiiriä ja mukauttaa tiedolla johtamisen niin henkilökunnalle kuin sidosryhmillekin sopivaksi. On oleellista tiedostaa, että kaikki uudet asiat vaativat sisäistämistä, ja toiset meistä sopeutuvat muutoksiin huomattavasti nopeammin kuin toiset.

Sitouttaminen on tiedolla johtamisessa ensiarvoista. Tieto voi joskus luoda tuskaa, mutta samalla tieto pistää meidät myös toimimaan! Ilman tietoa toiminnan suuntaa on vaikeaa määrittää ja ennakointi sekä tavoitteiden asetanta jäävät riittämättömiksi. Tiedolla johtamisessa faktojen lisäksi on hyvä olla mukana ”management by hearth”-toimintaa. Antamalla muiden tulla kuulluiksi ja osallistetuiksi, taklaataan monia karikoita ja samalla saadaan henkilöstö ja sidosryhmät innostuneemmin mukaan hävikin hallinnan talkoisiin.