Jatkuva kehittäminen on ajattelutapa ja käytännön toimintamalli, jonka avulla toimintaa, palveluja ja tuotteita parannetaan pienin, toistuvin askelin. Tässä osiossa tutustutaan jatkuvan kehittämisen perusteisiin ja annetaan vinkkejä siitä, miten jatkuvaa kehittämistä voi hyödyntää ruokapalvelujen kehittämisessä ja ruokahävikin hallinnan parantamisessa. Osion tarjoamat esimerkit, kysymykset ja linkkivinkit innostavat kehittämisyhteistyöhön niin työyhteisön sisällä kuin asiakas- ja sidosryhmäkumppanienkin kanssa.
Mitä on jatkuva kehittäminen?
Jatkuva kehittäminen tarkoittaa organisaation toimintatapojen, prosessien, palvelujen tai tuotteiden parantamista pienin askelin – tavoitteellisesti, suunnitelmallisesti ja vaihe vaiheelta. Se perustuu kokeiluihin ja kokeiluista saadun tiedon kautta oppimiseen.
Jatkuva kehittäminen merkitsee myös kokeilukulttuurin ajattelutavan omaksumista osaksi työryhmän, tiimin, toimipaikan tai parhaimmillaan koko organisaation toimintakulttuuria. Jatkuva kehittäminen ei ole erillinen projekti, vaan se on toimintojen kehittämistä osana organisaation normaalia arkea. Aivan kuten ruokahävikin hallinnan parantamisenkin tulisi olla!
”Jatkuvan kehittämisen ytimessä on halu kokeilla, oppia ja kehittää yhdessä.”
Työelämässä jatkuvaa kehittämistä voidaan toteuttaa monin eri tavoin. Tunnettuja lähestymistapoja ovat esimerkiksi lean-ajattelu, kokeileva kehittäminen, ketterät menetelmät (engl. agile) sekä palvelumuotoilun prosessit. Ne kaikki tarjoavat käytännönläheisiä malleja ja työkaluja monitahoisten ongelmien ratkaisemiseen, ja niitä yhdistävät asiakaskeskeisyys, iteratiivisuus eli toistuvien kokeilujen kautta oppiminen sekä yhteistyöhön perustuva kehittäminen.
Tässä osiossa paneudutaan tarkemmin kokeiluihin. Muista jatkuvan kehittämisen toteutustavoista saat lisää tietoa linkkivinkkien kautta.
LUE LISÄÄ artikkeleista, mitä lean-ajattelu voi tarjota ammattikeittiöille ja millaisia oppeja kouluruokailun kehittämisestä saatiin palvelumuotoilun keinoin. Linkki artikkeliin avautuu kuvaa klikkaamalla.
Mitä hyötyä on jatkuvasta kehittämisestä?
Jatkuva kehittäminen ei ole vain tapa hioa toimintaa paremmaksi, vaan se on keino ymmärtää, mitä oikeasti kannattaa kehittää. Tämä auttaa säästämään niin työaikaa kuin muitakin, tyypillisesti varsin niukkoja, kehittämisen resursseja.
Kun kehittäminen perustuu arjen havaintoihin, jaettuihin kokemuksiin ja tietoon, päästään käsiksi ongelmien todellisiin juurisyihin. Kehittämisen lähtökohdaksi muodostuu silloin syvä ymmärrys todellisista haasteista, eivät oletukset tai päällimmäisenä näkyvät oireet.
Jatkuva kehittäminen sekä edellyttää että vahvistaa yhteistyötä ja lisää henkilöstön, asiakkaiden ja sidosryhmien osallisuutta. Kun kehittäminen tapahtuu yhteistyössä, pienin askelin ja kokeilujen kautta, se koetaan tyypillisesti innostavaksi, motivoivaksi ja siihen sitoudutaan, toisin kuin suuriin, ylhäältä ohjattuihin muutoksiin, jotka usein aiheuttavat epävarmuutta ja kokemuksen, ettei ole tullut kuulluksi itseään koskevissa asioissa.
”Muutos, joka tapahtuu ryhmässä – yhdessä kokeillen ja reflektoiden – ei lisää ihmisten stressiä, vaan se koetaan mielekkäänä ja innostavana.” (Aho, 2023)
Miksi jatkuva kehittäminen sopii hävikin hallintaan?
Ruokahävikin ehkäiseminen ja vähentäminen vaatii pitkäjänteistä työtä. Se ei kuitenkaan tyypillisesti tarkoita suuria mullistuksia, vaan jo pienetkin muutokset voivat tuottaa merkittäviä tuloksia. Jatkuvan kehittämisen lähestymistapa ja nopeat kokeilut tarjoavatkin ruokahävikin hallinnan kehittämiseen erinomaiset raamit.
- Hävikin lähteet löydetään usein arkea havainnoimalla ja kokemuksia avoimesti jakamalla. Jatkuva kehittäminen auttaa tunnistamaan ja ratkaisemaan niitä.
- Ruokahävikin hallinta vaatii mittaamista, seurantaa, arviointia ja uusien ratkaisujen kokeilua. Hävikin hallinnan kehittäminen ei siis ole kertaluonteista, vaan pyrkimyksenä on jatkuva toiminta. LUE LISÄÄ Tiedolla johtaminen- teemasta TÄSTÄ.
- Yhteistyö on avainasemassa. Kun ruokapalvelut kehittävät palvelua ja palveluketjun toimintaa yhdessä ruokailija- ja/tai tilaaja-asiakkaiden sekä keskeisten kumppaneiden kanssa, lisääntyy keskinäinen ymmärrys. Se luo pohjan hävikkiä aiheuttavien ongelmien tunnistamiselle ja toimivien ratkaisujen löytämiselle.
Pohdittavaa
- Miten jatkuvan kehittämisen periaatteet – asiakaskeskeisyys, yhteistyö sekä toistuvien kokeilujen kautta oppiminen – näkyvät tällä hetkellä toimipaikkanne ruokahävikin hallinnan kehittämisessä?
- Millaisia pieniä parannuksia olette tehneet viime aikoina? Miten ne ovat vaikuttaneet?
- Miten voisitte lisätä arjen havainnointia ja palautteen hyödyntämistä kehittämisessä?
- Kenen kanssa teette kehittämisyhteistyötä tällä hetkellä? Kenen kanssa voisitte tehdä enemmän?
- Onko teillä jo valmis ryhmä, kuten kouluruokailun kehittämisryhmä, kestävän kehityksen työryhmä tai muu yhteistyöryhmä, jossa voisitte kehittää yhdessä kokeillen? Miten voisitte käynnistää kehittämisyhteistyön ruokahävikin vähentämiseksi?
Miten kehittämisessä pääsee alkuun?
Kehittämisprosessi ruokahävikin hallinnan parantamiseksi voidaan pilkkoa vaiheisiin oheisen palvelumuotoilun prosessia mukailevan kuvan avulla: tutki, tarkenna, kehitä ja toteuta. Ennen varsinaista kokeilua (kehitä & toteuta) ovat tärkeät tutki- ja tarkenna-vaiheet, joissa muodostetaan kattava käsitys ruokahävikin hallinnan nykytilanteesta ja keskeisistä ongelmakohdista sekä määritellään kokeilun tavoitteet ja hahmotetaan, miten ne asettuvat osaksi laajempaa kokonaisuutta, esim. organisaation tai yrityksen strategiaa tai kunnan kestävän kehityksen tavoitteita.
Alussa myös kootaan tai valjastetaan käyttöön jo olemassa oleva yhteistyöryhmä, jonka kautta kehittämiseen saadaan mahdollisimman monipuolisesti hävikkihaasteeseen liittyviä käytännön näkökulmia, tietoa ja osaamista. Lisäksi varmistetaan asiakaslähtöisen kehittämisen toteutuminen mieluiten aidosti yhteiskehittämällä eli kutsumalla myös asiakkaat ja keskeiset palveluketjun sidosryhmät tasaveroisina kehittäjinä mukaan ryhmään.
Kuva mukailtu lähteestä: Tuikkanen, R. ym. Kotona asuvien ikäihmisten ruokaan liittyvien palvelujen kehittäminen. Palvelukokeilujen tuloksia ja hyviä käytänteitä monitoimijaiselle kehittämisyhteistyölle. Kaakkois-Suomen ammattikorkeakoulu, 2022. Linkki lähteeseen avautuu kuvaa klikkaamalla.
Kehittämisprosessin ja -yhteistyön aloituksessa auttavat alla olevat kysymykset
- Mitä haluamme oppia ja saavuttaa ruokahävikin hallinnan kehittämisellä?
- Mitä jo tiedämme tilanteesta? Millaisia selvityksiä, seurantatietoja, aikaisempia kehitysprojekteja, henkilöstön havaintoja ja kokemuksia tai asiakkaiden ja sidosryhmien palautteita meillä on käytettävissä nykytilanteen kuvaamiseksi?
- Millaista lisätietoa vielä tarvitsemme monipuolisen tilannekuvan saamiseksi asiakkaiden ja palveluketjun eri toimijoiden näkökulmasta? (Esim. havainnoimalla, haastattelemalla, palvelupolun tarkastelulla)
- Kenen tulee olla mukana ruokahävikin hallinnan kehittämisessä – tai ainakin tietää käynnistyvästä kehittämisestä? (Esim. henkilöstö, johto, ruokailija- tai tilaaja-asiakkaat, palveluketjun kumppanit, muut sidosryhmät)
- Millaisia ongelmakohtia nykytilaselvityksessä nousi esille?
- Mitä ongelmaa lähdetään ensimmäisenä ratkomaan yhdessä kokeillen?
Ota käytännön malliksi kokeilujen kehä!
Kokeilujen kehä eli PDSA-sykli (Plan – Do – Study – Act) on käytännönläheinen työkalu jatkuvaan kehittämiseen ja prosessin vaiheisiin kehitä & toteuta. Sen avulla ruokahävikin hallintaa voidaan parantaa ruokapalveluissa askel askeleelta edeten. Kokeilujen kehä luotsaa kokeilemaan uusia ratkaisuja nopeasti ja pienessä mittakaavassa osana arkea siten, että kehittäminen ei vaadi tai vaatii vain vähän lisäresursseja.
Kuvan lähde: Kohti kasvipainotteisia ruokavalintoja. Työkirja ruokapalveluille. Kaakkois-Suomen ammattikorkeakoulu, 2024. Linkki työkirjaan avautuu kuvaa klikkaamalla.
Kokeilujen kehän vaiheet (PDSA-sykli)
- Suunnittele (Plan)
- Tunnistetaan kehittämistarve ja ideoidaan siihen ratkaisuja.
- Valitaan ja kuvataan kokeiltava toimenpide.
- Määritellään kokeilulle tavoitteet, mittarit, aikataulu, resurssit ja vastuuhenkilöt.
- Toteuta (Do)
- Toteutetaan suunniteltu kokeilu käytännössä.
- Kerätään havaintoja, mittaustietoa ja palautetta kokeilun aikana ja sen jälkeen.
- Arvioi (Study)
- Arvioidaan kokeilun onnistumista sovittujen mittareiden avulla (esim. hävikkimäärät, asiakaspalaute).
- Viestitään tuloksista henkilöstölle, asiakkaille ja sidosryhmille.
- Vakiinnuta tai jatka kehittämistä (Act)
- Päätetään seuraava askel kokeilun tulosten perusteella.
- Vakiinnutetaan kokeilemalla vaikuttavaksi havaittu toimintatapa tai jatketaan kehittämistä ja pyöräytetään kokeilujen kehä uudelle kierrokselle.
Tutustu ja ota käyttöön yhteiskehittämisen opas!
Opas kokoaa yhteen oppeja ja käytännön esimerkkejä ruokahävikin hallinnan parantamisesta
yhteiskehittämisen ja kokeilujen avulla. Opas perustuu Yhteistyöllä
hävikkiosaajaksi HävikkiHUB -hankkeessa toteutettuun yhteiskehittämisen työpajasarjaan
sekä siihen osallistuneiden toimijoiden käytännön kokeiluihin, kokemuksiin
ja palautteeseen.
Opasta voi käyttää
• inspiraation lähteenä jatkuvaan kehittämiseen
• tukena kehittämisprosessin suunnittelussa
• käytännön työkalupakkina yhteiskehittämisen eri vaiheissa.
Oppaan lopusta löytyvät lomakkeet ja työpohjat on tarkoitettu aktiiviseen käyttöön.
Niitä voi hyödyntää sellaisenaan tai muokata oman organisaation tarpeisiin.
Voit ladata oppaan TÄSTÄ.
Pohdittavaa
Kokeilujen kehä auttaa juurruttamaan jatkuvan kehittämisen ajattelu- ja toimintatapaa osaksi työyhteisön, organisaation tai yrityksen normaalia toimintaa, kun sitä käytetään säännöllisesti myös osana arjen keskusteluja. Pohtikaa esimerkiksi henkilöstöpalavereissa, asiakas- tai yhteistyöryhmien tapaamisissa säännöllisesti seuraavia kysymyksiä:
- Mitä kokeilimme viimeksi? Menikö se niin kuin odotimme?
- Mikä on sen perusteella seuraava kokeilumme?
- Miten aiomme toteuttaa kokeilun? Mitä odotamme, että siinä tapahtuu?
- Miten ja milloin arvioimme tulokset?
- Miten kerromme tuloksista eteenpäin? Kenen on tärkeä tietää kokeilusta saaduista opeista?
- Miten varmistamme, että toimivat kokeilut juurtuvat osaksi arkea?
Vinkki!
Myös ruokahävikin vähentämiseen tähtäävää viestintää kannattaa kehittää jatkuvan kehittämisen periaattein. Uusia viestintäkeinoja voidaan testata ensin pienimuotoisesti. Asiakkaille voidaan viestiä esimerkiksi hävikin vähentämisen hyödyistä kertovilla pöytäesitteillä tai infotauluilla. Henkilöstö voi puolestaan kirjata ja kerätä hävikkiin liittyviä huomioita ja ideoita fyysiseen tai sähköiseen tauluun tai lomakkeeseen, jonka pohjalta niitä voidaan käsitellä säännöllisesti yhteisissä palavereissa.
Viestintäkeinojen kokeilujen arvioinnissa voi hyödyntää asiakkailta ja/tai henkilöstöltä kerättyä palautetta sekä viestinnän ja hävikinhallinnan mittareista saatua analytiikkaa. Kokeiluista saatujen havaintojen ja mitattujen vaikutusten sekä niistä saatujen oppien pohjalta ollaan varmalla pohjalla jatkamaan eteenpäin niin asiakasviestinnän kuin henkilöstön sisäisen viestinnän kehittämistä.
LUE LISÄÄ hävikin hallinnan viestinnästä täältä ja mittareista täältä.
Jatkuva kehittäminen kuulostaa hyvältä! Miten jatkamme tästä?
Kun tavoitteena on ehkäistä ja vähentää ruokahävikkiä ja elintarvikejätettä sekä lisätä yhteistyötä asiakkaiden ja sidosryhmien kanssa, tarjoavat jatkuvan kehittämisen periaatteet siihen erinomaisen pohjan.
- Hyödynnä tämä aineisto, ota asia puheeksi ja lähtekää yhdessä kokeilemaan
Keskustelkaa asiasta tiimipalaverissa, kehittämistyöryhmässä tai vaikka ensin ihan vapaamuotoisessa kahvipöytäkeskustelussa. Voisitteko yhdessä tarttua ruokahävikin haasteisiin kokeilujen ja jatkuvan kehittämisen keinoin? - Kysy vinkkejä omasta organisaatiostasi
Onko organisaatiossasi tai yrityksessäsi kehitetty jotakin muuta toimintoa, palvelua tai tuotetta ketterästi, kokeilujen avulla tai palvelumuotoilun keinoin? Mitä voitte oppia kollegoiden kokemuksista? - Innostu ja hanki lisää tietoa
Tutustu esimerkiksi Innokylän kehittämisen työkaluihin ja Motivan kokoamiin kokeilujen ja ketterän kehittämisen oppaisiin tai hae aineistoja Avointen oppimateriaalien kirjastosta (aoe.fi). Myös muiden palveluketjujen ja toimialojen jatkuvan kehittämisen prosesseista voi ammentaa hyödyllisiä oppeja, sillä kokeilemalla voi kehittää paljon muutakin kuin ruokahävikin hallintaa – eli lähes mitä tahansa! - Selvitä, voisitteko saada apua hankkeesta
Voisiko organisaationne tai yrityksenne osallistua alueella käynnissä olevaan hankkeeseen, hyödyntää hankkeiden tuloksia tai ehdottaa kokonaan uutta hävikkihanketta? Luonnonvarakeskuksen ylläpitämä kansallinen ruokahävikkitiekartta on hyvä paikka aloittaa hankekumppanien ja käytännönläheisten aineistojen etsiminen. - Harkitse ulkopuolisen asiantuntijan tukea
Asiantuntija voi auttaa kehittämisen suunnittelussa, luotsata kehittämisyhteistyötä sekä auttaa kokeilujen arvioinnissa, oppien kokoamisessa ja jatkoaskeleiden suunnittelussa. Olisiko ulkopuolinen tuki tarpeen esimerkiksi yhteiskehittämisen käynnistämisessä tai yhteisösi kokeilukulttuurin vahvistamisessa?
”Pienikin yhdessä otettu askel oikeaan suuntaan on jo kehittämistä. Tärkeintä on aloittaa – ja oppia matkan varrella.”
Lähteet
- Aho, T. (2023). Johda kasvua joka päivä. Alma Talent.
- Kokeiluluotsi – opas kokeilujen tukijalle. (2019). Valtioneuvoston kanslian julkaisuja 2019:1.
- Korhonen, O., Linko, T. & Lippo A. (2020). Perille asti -kokeiluopas. Opas onnistuneiden kokeilujen suunnitteluun kokeilun tilaajille/yrityksille. Demos Helsinki.
- Leppänen, A., Ripatti, H. & Jäppinen, T. (Toim.). (2017). Kokeilijan starttipaketti. Suomen Kuntaliitto.
- Opas ruokapalveluille hävikin hallintaan. (2024). Wasteless Food Services in Finland -hankkeen julkaisu. ThingLink.
- Piskonen, E. & Syrman, S. (2024). Viestinnän palvelumuotoilu. Alma Talent.
- Torkkola, S. (2015). Lean asiantuntijatyön johtamisessa(8. painos). Alma Talent.