Tiedolla johtaminen on laatutyötä

Mitä on tiedolla johtaminen?

Tiedolla johtaminen (knowledge management) -käsitteen syntyyn ja yleistymiseen on vaikuttanut merkittävästi internet ja digitalisaatio, jotka ovat kasvattaneet saatavilla olevan tiedon määrää räjähdysmäisen nopeasti.

Tiedolla johtamiselle on monia määritelmiä. John Davenportin (v. 1994) mukaan tiedolla johtaminen on tiedon keräämistä, jakamista ja sen tehokasta käyttämistä ja hyödyntämistä. Duhonin (1998) mukaan tiedolla johtamiseen kuuluvat tiedon tunnistaminen, kerääminen, arviointi sekä sen jakaminen ja palauttaminen tarkoituksen ja tavoitteiden mukaiseen käyttöön. Tiedolla johtamiseen sisältyy siis useita vaiheita ja se perustuu nimensä mukaisesti tietoon eikä vain yksittäisiin mielipiteisiin tai mututietoon (”Minusta vain tuntuu siltä, että…”).

Mihin tiedolla johtamista tarvitaan?

Tietoa tarvitaan muun muassa päätöksentekotilanteiden havaitsemiseksi, sopivien toimintamallien hahmottamiseksi ja valitsemiseksi sekä tehtyjen päätösten arvioimiseksi. Tiedon avulla myös lisätään ymmärrystä toimintaympäristöstä sekä edistetään uuden tiedon syntymistä ja innovaatioita. Viimeksi mainittujen kohdalla keskeistä on tiedon jakaminen. Kun tietoa jaetaan, se mahdollistaa erilaisten ajatusten ja näkemysten törmäämisen. Tämän seurauksena voi syntyä uusia ja merkityksellisiä oivalluksia. Tiedolla johtaminen on siis etsimistä, löytämistä, arviointia ja päätösten tekemistä.

Tietoa voi olla liikaa

Koska tietoa on tarjolla suhteellisen helposti ja paljon, voi syntyä kiusaus kerätä sitä liikaa.  Yksi taustasyy tälle voi olla arvostelun pelko riittämättömästä tiedonhankinnasta. Kun tietoa on paljon, sen analysoinnista tulee työlästä, mikä puolestaan heikentää analysoinnin laatua ja voi johtaa heikkoihin valintoihin ja päätöksiin.

On selvää, että tiedon avulla pyritään vähentämään tulevaisuuteen ja päätöksentekoon liittyvää epävarmuutta. On kuitenkin syytä muistaa, että millään tietomäärällä epävarmuutta ei voida kokonaan poistaa. Paras apu ei siis ole enemmän tietoa vaan enemmän olennaista tietoa.

Tietoa voi olla myös liian vähän

Tietoa voi olla myös liian vähän, eikä syy ei välttämättä ole se, etteikö tietoa olisi saatavilla tai hankittavissa. Voi olla, että tietoa ei haluta, koska tietämättömyydellä voidaan perustella vaikkapa tekemättömyyttä. Esihenkilön ihmetellessä sitä, kun mitään ei tapahdu ja valmista ei tule, voi vastaus olla ”kun en minä tiennyt”.

Tiedon välttelyyn on moninaisia syitä. Ihminen saattaa luonnostaan hankkia lisää vain sellaista tietoa, joka vahvistaa hänen nykyisiä käsityksiään, mutta toisaalta karttaa tai jättää kokonaan huomioimatta tietoa, joka on ristiriidassa hänen omien käsitystensä kanssa. Tiedon kerääminen voidaan myös yksinkertaisesti kokea liian työlääksi tai vaikeaksi toteuttaa.

Huomioitavaa tiedon keräämisessä ja analysoinnissa

On syytä muistaa, että tiedon kerääminen ja analysointi vaatii aikaa ja työtä. Siksi tarpeettoman tiedon keräämistä ja käsittelyä tulisi välttää.

Tiedon analysointi on tärkeä vaihe tiedolla johtamisessa. Se tulee tehdä huolella ja siihen kannattaa varata riittävästi aikaa. Analysoinnissa on syytä huomioida ajattelullemme vahvistusvinouma: pyrimme tulkitsemaan tietoa siten, että se vahvistaa olemassa olevia käsityksiämme. Sen sijaan huonoja, outoja tai mielestämme vääriä tuloksia pyrimme selittämään esimerkiksi mittausjärjestelmän puutteilla tai erilaisilla olosuhdetekijöillä.

Asiantuntijatiedon hyödyntäminen

Erityisen mielenkiintoista on, kuinka asiantuntijoilla ja osaajilla oleva niin sanottu hiljainen tieto saadaan esiin, tallennettua ja hyödynnettyä organisaation käyttöön. Organisaation tulisikin luoda järjestelmät ja toimintatavat tiedon jakamiselle, arvostaa tiedon jakamista ja myös palkita siitä. Tiedon jakamisen tulisi olla iloinen ja arvostettu asia – arvon lapiointia yhteiseen kassaan.

Tiedolla johtamisen haasteita

Vaikka tiedon jakaminen on tiedolla johtamisessa keskeistä, on huomioitava, että kaikki eivät tarvitse kaikkea tietoa. Liian suuren tietomäärän aiheuttama tietoähky vaikeuttaa tiedolla johtamista. Sähköposti loistaa punaisena lukemattomista viesteistä ja intranet on niin turvoksissa, että ensimmäinen tunti kuluu hakemistovalikon selailuun. Ja auta armias, jos asiakas kysyy jotain. Vastauksen kaivamiseen datamassan syövereistä voi mennä sen verran aikaa, että asiakkaalle voisi olla parasta tehdä eväät odottamisen tuskan helpottamiseksi.

Organisaation johdon tulee asettaa tiedolla johtamiselle tavoitteet ja kannusteet. Sen tulee myös huolehtia, että organisaatiossa on riittävästi osaamista ja työkaluja tiedolla johtamiseen, jotta esimerkiksi tiedon manuaalinen käsittely ei kaadu omaan mahdottomuuteensa.

Keskeisintä on tiedon laadullinen arviointi ja huolellinen analysointi. Esimerkiksi ruokapalveluille todellinen ruokailija- tai asiakasmäärä on keskeinen tieto. Organisaation on vaikea huolehtia taloudellisesta vastuullisuudestaan, jos ruokaa valmistetaan enemmän kuin kulutetaan. Siksi kaikki kivet on käännettävä, jotta todellisista ruokailijamääristä ja niihin vaikuttavista syistä saadaan mahdollisimman oikeaa tietoa.

Tiedolla johtamista käytännössä – Case Kylän Kattaus, Jyväskylä

Kylän Kattaus -liikelaitos valmistaa päivittäin noin 23 600 ateriaa Jyväskylän kaupungin päiväkodeille ja kouluille sekä sosiaali- ja terveyspalveluiden asiakkaille ja henkilöstölle. Aterioista 19 800 on lounasaterioita. Tuotantokeittiöitä on kolme ja palvelukeittiöitä noin 90. Lisäksi Kylän Kattauksen valmistamaa ruokaa toimitetaan noin 110 toimituspisteeseen vuodeosastoille, yksityisiin hoivapalveluihin ja päiväkoteihin. Työntekijöitä Kylän Kattauksella on kaiken kaikkiaan noin 340.

Huhtasuon koulun valoisa itsepalvelulinjasto odottaa asiakkaita. Tieto asiakasmäärästä on keskeinen osa tiedolla johtamista.

Paljon järjestelmiä, paljon tietoa

Suuressa ruokapalveluorganisaatiossa, joka palvelee asiakkaitaan lapsista ikääntyneisiin, käsitellään paljon tietoa ja useissa eri järjestelmissä. Kylän Kattauksen liikelaitosjohtaja Tuija Sinisalo toteaakin, että tiedonhallinnassa riittää aina kehitettävää, jotta tieto hyödyntäisi mahdollisimman tehokkaasti organisaatiota sen asiakaspalvelutehtävässä.

Tuija Sinisalo kertoo, että viime vuosina on kehitetty esimerkiksi tiedon jakamista ja saavutettavuutta. ”Yksittäisen työntekijän tai viranhaltijan sähköpostissa ei enää juurikaan ole sellaista tietoa, joka estäisi asioiden etenemistä esimerkiksi henkilön ollessa poissa. Käytämme tiedontallennusalustoja, joihin kaikilla tietoa tarvitsevilla on pääsy koska tahansa, jolloin tieto ei jää yhden ihmisen taakse”, Tuija Sinisalo kertoo.

Esimerkkinä tiedon riittävän varhaisesta jakamisesta ja hyvästä tietojenvaihtoratkaisusta Tuija Sinisalo mainitsee Valmisteilla-kansion, jonka avulla esimerkiksi hallinnon laajennettu johtoryhmä pääsee katsomaan, mitä eri tahoilla on meneillään. Kaikilla on mahdollisuus osallistua toiminnan kehittämiseen tai napata uusia ideoita omaan yksikköönsä.

Hiljainen tieto ja tapaamiset

Vaikka eri järjestelmien tuottama ja usein numeerinen tieto on luonnollisesti tärkeää ja kertoo paljon organisaation toimivuudesta tai toimimattomuudesta, Tuija Sinisalo arvostaa myös suorien kohtaamisten kautta välittyvää tietoa. Aamuiset ”tsekkipalaverit” tarjoavat oivan mahdollisuuden ottaa vastaan lähietäisyydeltä kaikki ihmisten lähettämät viestit ja aistia missä mennään.

”Hiljaisen asiantuntijatiedon keräämistä ja jakamista voi aina kehittää samoin kuin hyvien käytäntöjen jakamista organisaation eri tahoille ja oman organisaation ulkopuolellekin”, Tuija Sinisalo muistuttaa.

Palvelupäälliköiden vetämät tuotanto- ja palvelukeittiöiden väliset palaverit puolestaan ovat tärkeitä keskeisen logistisen palveluketjun sujuvan yhteistyön varmistamiseksi ja toiminnan kehittämiseksi. Tuotantokeittiöitä on kolme ja palvelukeittiöitä noin 70. Yksikkökohtaisten erityispiirteiden kirjo on siis melkoinen.

Asiakastieto ja asiakaspalaute

Yksittäistä asiakasta, kuten esimerkiksi jotain tiettyä koulua koskeva tieto on Kylän Kattauksella osin hajallaan eri järjestelmissä. Tiedot ruoan sisällöstä ja määristä ovat tuotantojärjestelmässä, kun taas sopimuksiin tai valmiussuunnitelmiin liittyvät tiedot omissaan.

Asiakaspalautetta voi antaa Jyväskylän kaupungin nettisivujen palautekanavan kautta. Sieltä tieto ohjautuu ruokapalveluihin. Kaikki tieto käsitellään, kaikkiin kyselyihin vastataan ja tiedot välitetään asianomaisiin yksiköihin. Tätä voisi Tuija Sinisalon mielestä kehittää. Nyt tietoa kerätään käsin muun muassa Excel-taulukoihin ja se on osin hajallaan.

Tietoa asiakkaiden ajatuksista kerätään lisäksi laajemmin pari kertaa vuodessa tehtävällä asiakaskyselyllä. Kouluissa oppilaat pääsevät antamaan palautetta myös oppilasedustajien ja ruokapalveluiden yhteisissä kehitys- ja palautetapaamisissa.

Esimerkiksi salaattien kulutus voi vaihdella eri toimituspisteissä. Kun tämä tiedetään tuotantokeittiössä, ruokaa riittää kaikille eikä synny tarpeetonta ruokahävikkiä. Kuva: Riikka Kaakkurivaara.

Kylän Kattauksen seuraavia askeleita

Kylän Kattauksessa seuraavat lähitulevaisuudessa otettavat kehitysaskeleet tiedolla johtamisen saralla liittyvät jo olemassa olevien järjestelmien parempaan hyödyntämiseen. ”Jo nykyisetkin järjestelmämme tarjoavat mahdollisuuksia lisätä tietoamme muun muassa ruokahävikistä, hiilijalanjäljestä, ruokatuotannon ohjaamisessa ja erilaisista mitoituksista”, luettelee Tuija Sinisalo.

”Monissa järjestelmissä on usein niin paljon ominaisuuksia ja mahdollisuuksia, että niiden kokonaisvaltainen hyödyntäminen osaksi päivittäistä toimintaa vaatii suunnittelua”, Sinisalo jatkaa.

Tiedolla johtaminen on laatutyötä

Kukapa ei haluaisi johtaa tiedolla? On kuitenkin muistettava, että tieto voi myös lisätä tuskaa. Näin käy erityisesti silloin, kun tietoa on liikaa ja se on heikkolaatuista. Siksi tiedolla johtaminen on mitä suurimmassa määrin laatutyötä, jossa tulee huolehtia kerättävän informaation laadusta (mm. relevanttius) ja määrästä (liika on liikaa). Myös tiedon analysoinnin tulee olla laadukasta unohtamatta tulosten käsittelyn ja jakelun merkitystä.

Kun laadukasta tietoa on sopivasti, se helpottaa johtamista, päätöksentekoa ja asioiden toteuttamista. Uteliaisuus ja tiedonjano ovat aina vieneet ihmistä eteenpäin – ja vievät vastakin. Vaalikaamme siis näitä piirteitämme muistaen kuitenkin myös rajallinen kykymme kantaa ja hallita tietokuormaa. Itselleen pitää olla armollinen, koska kaikkea ei voi eikä tarvitsekaan tietää. Jo antiikin Kreikan filosofi Sokrates totesi aikoinaan jokseenkin näin: ”viisautta on tietää, että ei tiedä”.

Kirjoittaja: Juha Jokinen

Kuvat: Pixabay, Riikka Kaakkurivaara, Kylän Kattaus

Artikkelissa hyödynnetyt lähteet:

What is Knowledge Management? Koenig, Michael E. D. KM World, January 15, 2018

Virtanen, P., Stenvall, J., Rannisto, P., Tiedolla johtaminen, 2015