Tiedätkö, mitä kaikkea johdat tiedolla päivittäisessä työarjessasi? Mistä lähteistä tietoa keräät sekä miten, kenelle ja miksi tietoja esität. Välillä kiireen keskellä saattaa tulla kiusaus tehdä päätöksiä mutu- tuntumalla, mutta se ei ole pidemmän päälle kestävä ratkaisu. Tiedolla johdettu toiminta ei perustu arvaukseen, hyvään onneen tai mielipiteisiin. Tiedolla johtaminen vaatii kerättyä dataa, jota analysoidaan ja jalostetaan ymmärrettäväksi päätöksen teon tukena käytettäväksi tiedoksi.
Tieto ja johtaminen ovat vaikuttavia sanoja jo erilläänkin esitettyinä. Kun nämä kaksi sanaa yhdistetään, päästään linjakkaan ja systemaattisen johtamisen ytimeen. Ilman tiedolla johtamista tämän päivän työelämässä on mahdotonta johtaa ihmisiä ja asioita päämäärätietoisesti ja tuloksellisesti. Tässä artikkelissa tuodaan esille esihenkilön ja koko työtiimin aktiivista roolia tiedon hyödyntämisessä.
Tiedolla johtamisella ryhtiä ja linjakkuutta toimintaan sekä hyvinvointia työyhteisöön
Maailma on täynnä tietoa, ja merkityksellisen tiedon poimiminen tietotulvasta on välillä haastavaa. Oikean tiedon löytämisen lisäksi tietoa pitää osata analysoida ja välittää eteenpäin. Käytettävän tiedon tulee olla ajantasaista ja paikkansapitävää. Vanhentuneella tiedolla on vaikeaa johtaa onnistuneesti.
Vaikka tiedolla johtaminen on täynnä haasteita, niin se tarjoaa myös runsaasti haasteita taklaavia mahdollisuuksia. Tiedolla johtaminen antaa paremmat eväät henkilöstön sitouttamiseen, kun jokainen työyhteisössä tietää, mitä ja miten asioita tehdään ja etenkin, miksi niitä tehdään. Tiedon avulla oma työnkuva ja toisten työnkuvat kirkastuvat ja muidenkin kuin omat työtehtävät avautuvat. Kun tiedolla johdetaan asioita, joilla on vaikutusta ja merkitystä, saadaan kokonaisuus näkyväksi ja työtehtävien priorisointi helpommaksi.
Vanhentuneella tiedolla on vaikeaa johtaa onnistuneesti.
Tiedon äärellä on helpompi keskustella työyhteisössä työasioista faktojen avulla. Kun kaikki näkevät, mitä mittareissa tapahtuu, voidaan keskittyä syyttelyn ja arvuuttelun sijaan muutoksiin. Näillä kaikilla on valtava merkitys työyhteisön työhyvinvointiin.
Oleellinen tieto ja sovitut asiat esille
Se, millaisella tiedolla porukkaasi johdat, vaikuttaa toimintaan. Oleellinen toiminnasta kertova ja toimintaa kehittävä tieto oikeaan aikaan esitettynä luo jämäkkyyttä ja antaa suuntaviivat. Tiedon laadun lisäksi huomio kannattaa kiinnittää tiedon määrä. Tiedon harkittu jalostaminen kannattaa, sillä samalla voi punnita, mikä tieto on oleellista jaettavaksi juuri tietyille porukoille. Kun tietoa esitetään johtoryhmälle ja muille päättäjätahoille, on esityksen tulokulma toisenlainen kuin samasta asiasta henkilöstölle esitetty tieto. Kun itse valmistelen esitettäviä asioita tilaisuuksiin, kysyn itseltäni nämä neljä kysymystä: kenelle, mitä, milloin ja miksi.
Tiedon laadun lisäksi huomio kannattaa kiinnittää tiedon määrä.
Tiedonjakajalla on velvollisuus jalostaa tieto muille helpommin pureskeltavaan muotoon. Excel-taulukko täynnä lukuja ei motivoi tarkastelemaan saatikka sisäistämään tietoa. Sen sijaan jalostetummat versiot luvuista kuvina tai taulukoina auttavat ihmisiä hahmottamaan tiedon mittasuhteet ja sisäistämään näin tiedon muistettavaan ja ymmärrettävään muotoon. Parhaimmillaan onnistunut tiedolla johtaminen motivoi jopa aluksi asiaan vastahakoisesti suhtautuvan porukan sitoutuneeseen ja aktiiviseen toimintaan.
Palaverikäytännöt kuntoon
Jotta koko työyhteisö saadaan pidettyä kartalla ja tiedolla voidaan onnistuneesti johtaa, tulee tiedon jakamiselle olla sovitut ajankohdat ja paikat. Pelkkä sähköpostin välityksellä jaettu tieto ei riitä, vaan tiedon äärelle on syytä pysähtyä yhdessä myös keskustelemaan. Yhteisissä keskusteluissa luodaan suunta toiminnalle. Usein nämä tilaisuudet ovat työyhteisön erilaisia sisäisiä palavereja.
Hyvissä palavereissa asioista päätetään ja osallistujille annetaan mahdollisuus vaikuttaa.
Oli kyseessä sitten pikainen viiden minuutin aamun tsekkauspalaveri keittiöllä tai tunnin kuukausipalaveri koko henkilöstölle, on oleellista huolehtia, että näihin tilanteisiin saadaan työyhteisö koolle. Esihenkilöiden tehtävä on mahdollistaa henkilökunnan osallistuminen. Välillä kuulee purnausta, että palaverit eivät ole ”oikeaa” työtä ja niitä kutsutaan jopa työajan haaskaukseksi. Hyvissä palavereissa asioista päätetään ja osallistujille annetaan mahdollisuus vaikuttaa.
Huonoille tai turhille palavereille, joissa asioista ei päätetä tai asioita ei jaeta saatikka seurata, on syytä sanoa stop! Mutta kehittävät ja työyhteisön asioita edistävät ja tiedolla johtamista lujittavat palaverit vahvistavat parhaimmillaan työyhteisön me-henkeä. Tämä on kovaa valuuttaa nykypäivän työvoimapulan kanssa kamppailevissa ruokapalveluissa.
Mittarit kuntoon: mittaa merkityksellisiä, seurattavia ja ymmärrettäviä asioita
Mittaamisella toiminta ja muutokset tehdään näkyviksi. Mittareita ei kannata olla liikaa. Oleellista on, että mittarit palvelevat toimintaa. Epäoleellisten asioiden mittaamiseen ei kannata tuhlata työaikaa. Kun mittareita valitaan, kannattaa ennen valintaa kirkastaa päämäärät ja tavoitteet. Jos käytössä on jo olemassa olevia ja hyviksi havaittuja mittareita, ne kannattaa hyödyntää. Tämä helpottaa toiminnan vertailtavuutta ja tiedon luotettavuutta.
Mittaamisella toiminta ja muutokset tehdään näkyviksi
Muutosten mittaamiseen valittavien mittareiden tulee pystyä mittaamaan tavoiteltavaa tavoitetta sekä matkan varren edistymistä. Jos mittarit eivät ole seurattavia, ymmärrettäviä ja merkityksellisiä, työyhteisö kyllästyy jatkuvaan ”turhaan” mittaamiseen. Yksi hyvin yleinen virhe on, että kerättyä dataa ei hyödynnetä. Mitataan asioita, ja otetaan uusia mittareita käyttöön, mutta ei pysähdytä miettimään, miten hyödyntää jo olemassa olevaa dataa ja siitä tulevaa tietoa.
Sitouta henkilöstösi oman esimerkkisi ja toistojen voimalla
On aivan oleellista, että uskallat näyttää oman innostuksesi ja kiinnostuksesi! Lisäksi aina, kun kerrot uudesta toimintatavasta tai esittelet uuden tietoa keräävän mittarin henkilökunnallesi, muista, että sinulle asia on jo tuttu ehkä kuukausien ajalta, mutta henkilökunnalle tilanne on täysin uusi. Mitä useammin asiaa toistat, sitä nopeammin ja sujuvammin siitä tulee osa työarkea. Varmista myös jokaisen uuden työtehtävän kohdalla, että perehdytys ja työkalut ovat varmasti kunnossa. Jos nämä eivät ole kohdillaan, saat henkilöstön motivaation jo lähtötilanteessa pakkasen puolelle.
Uskalla näyttää oman innostuksesi ja kiinnostuksesi!
Tieto voi joskus luoda tuskaa, mutta samalla tieto pistää meidät myös toimimaan! Ilman tietoa toiminnan suuntaa on vaikeaa määrittää ja ennakointi sekä tavoitteiden asetanta jäävät riittämättömiksi. Tiedolla johtamisessa faktojen lisäksi on hyvä olla mukana ”management by hearth”-toimintaa. Antamalla muiden tulla kuulluiksi ja osallistetuiksi, taklaat monia karikoita ja saat henkilöstösi mukaan talkoisiin taltuttamaan haasteita, joita ruokapalveluiden toiminta on tänä päivänä pullollaan.
Tiedolla johtaminen on:
- ajantasaisen tiedon keräämistä ja jalostamista
- tiedon tuomista koko työyhteisön käyttöön/tiedon jakamista
- tavoitteiden asettamista ja niihin palaamista
- osallistamista ja aktivoimista
- kahdensuuntaista (tieto kulkee kaikilla organisaation tasoilla)
- palkitsevaa ja tuloksellista