Ruokapalveluiden varautumissuunnitelma auttaa turvaamaan toiminnan edellytykset yllättävissä häiriö- ja poikkeustilanteissa. Kainuussa varautumissuunnitelmat päivitettiin kuntoon viiden kunnan ruokapalveluiden yhteisessä projektissa.
Alkuvuodesta 2018 Kainuussa havahduttiin talviseen ongelmaan: puihin oli kasaantunut äärimmäisen raskas taakka tykkylunta. Vaikea tykkylumitilanne johti häiriöihin sähkönjakelussa, sillä lumikuorma taivutti puita sähkölinjojen päälle. Sen seurauksena tuhannet kotitaloudet jäivät vaille sähköä. Poikkeuksellinen tilanne vaikutti myös ateria- ja puhtaanapitopalveluja tuottavan Kajaanin Mamsellin toimintaan.
”Silloin suunniteltiin ihmisten evakuoimista Kajaaniin. Se oli meille pysäytys. Huomasimme, ettei Kainuussa ole valmiina maakunnallisia yhteisen varautumisen rakenteita, jos jotakin tällaista tapahtuu”, muistelee Kajaanin Mamsellin johtaja Tuija Vuorinen.
Seuraava pysäytys koettiin maaliskuussa 2020, kun maailmanlaajuiseksi levinnyt koronavirusepidemia johti poikkeusoloihin myös Suomessa. Vuorinen kertoo, että Kainuun sotessa alettiin valmistella varasairaaloiden käyttöönottoa. Siihen piti varautua myös Mamsellin toiminnassa.
”Tuolloin meillä oli jo kaksi hyvää pysäytystä siitä, että varautumissuunnitelmia pitää katsoa maakunnallisesti. Päätin houkutella muita Kainuun kuntia yhteistyöhön mukaan. Kajaanin lisäksi yhteiseen projektiin sitoutuivat Sotkamo, Kuhmo, Paltamo ja Suomussalmi”, Vuorinen kertoo.
Lähtötilan kartoituksella alkuun
Viiden kunnan ruoka- ja puhtaanapitopalveluiden yhteinen varautumissuunnittelun projekti käynnistyi syyskuussa 2020. Kuntekon myöntämä sparraustuki mahdollisti sen, että projektiin saatiin osaksi aikaa mukaan ulkopuolista konsulttiapua konsulttitoimisto Tamora Oy:stä.
Kuntien ja kuntayhtymien yleinen varautumisvelvollisuus perustuu valmiuslakiin. Kainuussa tehtiin projektin alkaessa ensin lähtötilanteen kartoitus nykyisestä varautumissuunnittelun tasosta.
”Saimme jokaisessa kunnassa realistisen kuva siitä, missä mennään. Meillä Mamsellissa varautumissuunnitelmaa on pidetty vuosien saatossa jollakin tasolla ajan tasalla”, Vuorinen sanoo.
Sparrauspäiviä konsulttien kanssa oli kaikkiaan kuusi, joista osa oli kaikille yhteisiä ja osa kuntakohtaisia tapaamisia. Lokakuussa 2020 projektiin saatiin hetkeksi mukaan myös Kainuun Pelastuslaitoksen valmiuspäällikkö Juha Kärkkäinen. Hän toi projektiin varautumisen kansallisen tason näkökulmaa.
”Yhteiset sparrauspäivät päättyivät marraskuussa, mutta sen jälkeen työtä jatkettiin kunnallisella tasolla. Otimme tavoitteeksi, että keväällä 2021 kaikilla viidellä kunnalla on valmissuunnitelma ja vähintään yksi toimintakortti. Yhteiseksi toimintakortiksi sovittiin evakuoinnin toimintakortti. Päätimme, että aikataulu voi tarvittaessa joustaa, mutta määränpää ei.”
Avuksi valmis suunnitelmapohja
Valmiussuunnittelun tavoitteena on turvata ruokapalveluiden toimintaedellytykset normaaliolojen vakavissa häiriötilanteissa ja poikkeusoloissa. Varautuminen normaaliolojen häiriötilanteisiin tukee varautumista poikkeusoloihin, sillä varautumista vaativat häiriöt ovat suurelta osin samoja: esimerkiksi sähkökatkoja, tietoverkkojen ja vesihuollon ongelmia, raaka-aineiden saatavuuden vaikeutumista tai työvoimapulaa.
Kainuussa valmiussuunnitellussa hyödynnettiin Huoltovarmuuskeskuksen sähköistä suunnitelmapohjaa, joka löytyy julkaisusta Ruokapalvelut osana päivittäistavarahuoltoa – varautumisopas kunnille. Vuorinen kertoo, että suunnitelmapohjaan on jo valmiiksi kirjattu mahdollisia uhkia, joiden valossa oman kunnan ruokapalveluiden toimintaa on syytä arvioida.
”Huoltovarmuuskeskuksen suunnitelmapohja antaa uhka-arviolle hyvät suuntaviivat, mutta lisäksi on tarpeen huomioida myös alueelliset uhkat: onko alueellamme erityispiirteitä, jotka ruokapalveluiden valmissuunnitelmassa pitää ottaa huomioon? Tässä auttaa alueellinen riskiarvio, joka meillä Kainuussa oli päivitetty viimeksi vuonna 2018.”
Vuorinen korostaa, että valmissuunnitelman teko edellyttää aktiivista yhteistyötä ruokapalveluiden ja sen sidosryhmien välillä. Kajaanissa muun muassa selvitettiin yhteistyössä sähkölaitoksen kanssa, miten todennäköinen on laajaan sähkökatkoon liittyvä uhka.
”Kävi ilmi, että Kajaanin kaupungin tuotantokeittiöt eivät ole samassa sähkönjakeluverkossa eli vaikka yhteen tulisi laajamittainen sähkökatkos, muita keittiöitä jäisi vielä toimintaan”, Vuorinen kuvailee.
Toimintakortit ovat käytännön työkalu
Kun ruokapalveluiden toiminnan kannalta keskeiset uhkat on tunnistettu, on laadittava suunnitelma, miten ruokapalvelut turvataan uhkan toteutuessa. Varautumisen keinovalikoimaan voi kuulua sekä materiaalisia että menetelmällisiä toimenpiteitä.
Materiaalisia toimenpiteitä ovat esimerkiksi ruokatuotannon kannalta keskeisten raaka-aineiden varastojen muodostaminen ja ylläpito sekä varavoimajärjestelyjen rakentaminen. Menetelmällisiin toimenpiteisiin lukeutuvat muun muassa tuotannon sopeuttaminen häiriötilanteen vaatimalla tavalla, vaihtoehtoisten tavarantoimittajien käyttö ja tilapäisen lisätyövoiman rekrytointi.
Vuorinen kertoo, että valmiussuunnitelmaan kuuluvat tärkeänä osana myös toimintakortit. Ne ovat yksityiskohtaisia ja käytännönläheisiä listauksia häiriötilanteen eri toimintavaiheiden toimenpiteistä vastuutahoineen ja -henkilöineen. Kainuun kuntien projektissa hyödynnettiin Kuntaliiton KUJA-materiaalin valmiita toimintakorttipohjia.
”Valmiussuunnitelma sinällään on aika tömäkkä pakkaus, josta ei keittiön kiireisessä arjessa saa nopeasti paljon irti. Tähän tarkoitukseen tarvitaan toimintakortit. Korttiin kirjataan konkreettisia tietoja: kuka tekee ja mitä tekee häiriötilanteessa.”
”Häiriötilanteessa ei voi toimia yksin.
Pitää olla ymmärrys isosta kuvasta, miten käskyt ja komentoketjut poikkeusoloissa toimivat.”
Yhteistyötä tarvitaan häiriötilanteessa
Tuija Vuorisen mukaan valmiussuunnittelussa on ensisijaisen tärkeää tarkastella kuntakohtaisesti tahoja, joiden kanssa ruokapalvelu tekee yhteistyötä erilaisissa häiriötilanteissa. Vuoropuhelua tarvitaan, jotta kunnan toiminnot sovitetaan yhteen valmiussuunnitelmassa. Esimerkiksi väestön evakuointitilanteen toimintakorttia varten tarvitaan tieto, kuka tekee ruokapalveluille ensimmäisen ruokatilauksen evakuointikeskukseen.
”Häiriötilanteessa ei voi toimia yksin. Pitää olla ymmärrys isosta kuvasta, miten käskyt ja komentoketjut poikkeusoloissa toimivat.”
Vuorinen puhuu myös vastuun jakamisen ja henkilöstön varhaisen sitouttamisen puolesta. Kajaanin Mamsellin valmiussuunnitelmassa vastuuta on jaettu muun muassa kehityspäällikölle, palvelusuunnittelijalle, tuotantovastaaville ja tiimiesimiehille. He ovat olleet mukana valmiussuunnitellussa laatimassa toimintakortteja.
”Kaikki ei saa olla yhden ihmisen varassa. Jos suunnitelman jokaisessa kohdassa lukee vastuuhenkilönä johtaja, suunnitelma ei tule toimimaan. Henkilöstön varhainen sitouttaminen lisää parhaimmillaan ammattiylpeyttä”, Vuorinen sanoo.
Varautumisesta pitää viestiä
Viestintä on osa valmiussuunnittelua, ja Tuija Vuorinenkin korostaa viestinnän merkitystä. Valmiussuunnittelusta on tärkeää viestiä omalle henkilöstölle, yhteistyökumppaneille ja kunnan eri toimialoille, mutta myös kuntalaisille. Vuorisen mukaan varautuminen tulisi nähdä vastuullisuustekona ympäristöasioiden ja sosiaalisen vastuullisuuden rinnalla.
”Varautuminen jää helposti taustalla olevaksi asiaksi, josta ei paljon viestitä. On paljon helpompi viestiä esimerkiksi siitä, miten meidän kunnassa jaetaan hävikkiruokaa. Myös varautumisesta on hyvä viestiä kuntalaisille sillä tarkkuudella kuin se on mahdollista. Korona-aika on osoittanut, että ihmiset kaipaavat turvallisuuden tunnetta. Viestinnällä sitä voidaan vahvistaa: poikkeusoloissakin nämä kyllä tietävät, mitä tekevät.”
Valmis suunnitelma kannattaa testata
Kajaanin, Sotkamon, Kuhmon, Paltamon ja Suomussalmen yhteinen valmiussuunnitelmaprojekti saavutti suunnitellusti määränpäänsä viime keväänä. Kunnat jakoivat valmistuneet valmiussuunnitelmat ja toimintakortit toistensa käyttöön suojatulla sähköpostilla. Vuorisen mukaan tämä oli hyvä tapa ottaa oppia muiden oivalluksista.
”Tämä oli kaikkinensa upea yhteinen matka, jonka aikana opimme paljon muutakin kuin valmiussuunnitelman tekoa. Jatkossa pidämme vuosittain 1–2 palaveria, joissa katsotaan yhdessä, mitä kuuluu ja missä mennään näiden asioiden tiimoilta.”
Kainuussa järjestettiin syyskuussa kaksi laajaa evakuointiharjoitusta, joiden aikana myös kunnan ruokapalveluilla oli mahdollisuus testata käytännössä uudistetun valmiussuunnitelman toimivuutta. Vuorinen kertoo, että harjoitusten jälkeen Kajaanin Mamsellin evakuoinnin valmiussuunnitelmaa ja toimintakorttia on päivitetty.
”Löytyi konkreettisia asioita, joita kannatti kehittää. Kunnassa ja ruokapalveluorganisaatiossa kannattaa säännöllisesti testata valmiussuunnitelmaa myös omissa ketterissä kokeiluissa”, Vuorinen toteaa.
Ruokapalveluiden valmiussuunnitelman runko
- Suunnitelman tarkoitus, lähtökohdat ja rakenne
- Ruokapalveluiden tehtävät ja organisaatio kunnassa
- Uhkat ja niiden vaikutukset ruokapalveluihin
- Ruokapalveluiden toimintaedellytysten turvaaminen
- Varautumisessa tarvittava yhteistoiminta
- Viestintä
- Palautuminen häiriötilanteesta normaaliin toimintaan
- Suunnitelman ylläpito ja henkilöstön perehdyttäminen
- Toimintakortit
- Varautumiseen liittyvän yhteistoiminnan käytännön järjestelyt
- Valmiuden ylläpito ja kehittäminen
Lähde: Ruokapalvelut osana päivittäistavarahuoltoa – varautumisopas kunnille (Huoltovarmuuskeskus)
Kuntien ruokahuollon varautumisen keinovalikoima
Materiaalisia toimenpiteitä ovat esimerkiksi:
- Ruokatuotannon kannalta keskeisten raaka-ainevarastojen muodostaminen ja ylläpito
- Kertakäyttöastioiden varaston muodostaminen ja ylläpito
- Varavoimajärjestelyjen rakentaminen
- Talousveden tilapäiskäytön edellyttämät järjestelyt
Menetelmällisiä toimenpiteitä ovat esimerkiksi:
- Tuotannon sopeuttaminen häiriötilanteen vaatimalla tavalla (ruokalistat, tuotannon määrä, tuotannon keskittäminen normaalista poikkeavalla tavalla, tehtävien priorisointi jne.)
- Häiriötilanteen edellyttämä sisäinen ja ulkoinen tiedottaminen
- Vaihtoehtoisten tavarantoimittajien käyttö
- Tilapäisen lisätyövoiman rekrytointi
Lähde: Ruokapalvelut osana päivittäistavarahuoltoa – varautumisopas kunnille (Huoltovarmuuskeskus)
***