Teksti: Marjut Huhtala
Vuosikellomalli: Kuvittaja Kirsti Pusa ja Marjut Huhtala
Kuvituskuva: Kirsti Pusa
Vastuullisuustoimista viestiminen tekee kestävän kehityksen edistysaskeleista näkyviä. Viestintä voidaan jakaa sisäiseen viestintään (ruokapalvelut ja näiden isäntäorganisaatio) ja ulkoiseen viestintään, kuten keskeiset asiakasryhmät, asiakkaiden sidosryhmät, kuntapäättäjät ja tavarantoimittajat.
Hyvin rakennettu viestintäsuunnitelma rauhoittaa keskittymään varsinaisiin viestintätoimiin ja selkeyttää organisaation ajankäyttöä ja viestinnän vastuita. Viestintäsuunnitelmassa kuvataan paitsi ”suuremmat linjaukset”, myös tarkemmat, mitattavissa olevat viestintätoimet vuoden mittaan.
Vsstuullisuusvietsinnän vuosikello on yksi SrtatKIT-hankkeen kestävän kehityksen toimintaohjeista julkisen sektorin ruokapalveluille.
Malli vuosikellosta.
Poimi tästä organisaationne käyttöön vuosikellon itse täytettävä pohja!
Vastuullisuusviestinnän vuosikello: itse täytettävä pohja (PP-dia)
Vastuullisuusviestännän vuosikello täyttöohje (pdf)
Viestinnän vuosisuunnitelman laatimiseen osallistetaan ruokapalvelun lisäksi sidosryhmät ja huomioidaan
tärkeimmät teemat ja aikataulut vuodenkierrossa. Viestintäkellon tueksi on hyvä laatia tarkempi viikko-ja
kuukausikohtainen suunnitelma. Siihen kirjataan viestintätoimien vastuuhenkilöt, viestintäkanavat,
seuranta, raportointi ja kehittäminen.
Miten viestiä ruokapalveluiden vastuullisuustoimista tehokkaasti samalla henkilöstöä ja asiakkaita osallistaen?
Sitouta
Aktiivinen viestintä ja erilliset viestintäkampanjat sitovat aikaa, rahaa ja osaamisresurssia. Siksi on tärkeä sitouttaa oma henkilöstö, asiakkaat ja tärkeimmät sidosryhmät riittävän ajoissa mukaan viestinnän vuosisuunnitelmaan. Esimerkiksi koulumaailmassa ruokailuun liittyvää kestävyysviestintää voidaan integroida eri oppiaineiden opetussuunnitelmiin jo lukukausien valmisteluvaiheessa. Tämä edellyttää aktiivista kahdensuuntaista vuorovaikutusta ruokapalvelun ja koulun kasvatushenkilökunnan välillä.
Tiivistä ydinviesti
Viestinnän yksi isoimmista haasteista on ydinviestien konkretisoiminen ja halutun viestin tarinallistaminen. Autenttisilla kertomuksilla, toimivilla esimerkeillä ja vertaiskertomuksilla tuodaan viestittävä aihe lähelle asiakasta.
Perustele toimintasi
Miten tehdä näkymätön näkyväksi? Pelkästään aistimalla ruokapalveluiden asiakas harvoin voi tietää, onko elintarvike tai palvelu vastuullisesti tuotettu. Tarvitaan rationaalisia perusteluja kestävän kehityksen toimille, erottuvia ja näyttäviä viestintäelementtejä sekä oikein valittuja viestintäkanavia asiakkaiden kiinnostuksen ja luottamuksen herättämiseksi.
Segmentoi
Kohderyhmien huomioiminen on ensiarvoisen tärkeää. Nuorisoa puhutellaan eri välineillä kuin keski-ikäisiä. Myös kohderyhmän aktiivinen kuuntelu ja ruokapalvelun (vastuullisuus)toimiin liittyvien palautteiden käsittely lisää luottamusta. Sopiva foorumi tuoda vastuullisuuskysymyksiä aktiivisesti esille voi olla esimerkiksi koulun ruokaraati tai -ryhmä, oppilaskunnan kokoukset ja vanhempainillat.
Aktiivisella segmentoinnilla määritellään, missä kanavissa, keskustelualustoilla ja vaikuttajaryhmissä halutaan olla tulevaisuudessa mukana.
Vastuullisuusviestintä on tärkeä osa organisaation kokonaisviestintää – vuosikello avuksi suunnitteluun
Ruokapalveluissa on hyvä laatia selkeä viestinnän vuosisuunnitelma ja osallistaa hyvissä ajoin eri sidosryhmiä mukaan suunnitteluun. Suunnitelmassa huomioidaan ruokapalveluiden ja sidosryhmien tärkeimmät aikataulut vuoden kierrossa.
Visuaalisen vuosikellon lisäksi kuvataan, miten viestintätoimia seurataan, raportoidaan ja kehitetään. Vuosikellon tueksi laaditaan tarkempia viikko- ja kuukausikohtaisia seuranta-alustoja, joissa sovitaan myös viestinnän vastuuhenkilöistä.
Vastuullisuusviestinnän kärkiä hyödynnetään aktiivisesti asiakasvietsinnässä, ideoidaan puhuttelevia kampanjoita koko toimintavuodelle ja kerätään palautetta säännöllisesti.
Osaamispääoman lisäksi tarvitaan taloudellisia ja aikaresursseja. Esimerkiksi riittävän näyttävien teemaviikkojen toteutus edellyttää erottuvaa rekvisiittaa ja mielellään innokasta talkooväkeä. Vastuullisuusviestinnän on oltava toistuvaa ja riittävän voimakasta ylittääkseen uutiskynnyksen ja herättääkseen asiakkaiden mielenkiinnon ja lopulta johtaakseen vastuullisiin ruokavalintoihin ja kestävän kehityksen tekoihin.
Viestintäsuunnitelman askelmat :
- Kytke viestintäsuunnitelma osaksi organisaation toimintasuunnitelmaa ja aseta mitattavat tavoitteet
- Budjetoi ja varmista resurssit
- Tarkenna kohderyhmät ja tärkeimmät viestintäkanavat ja -välineet
- Sovi viestinnän vastuuhenkilöt
- Aikatauluta ja seuraa
- Kiitä asiakkaita ja sidosryhmiä, kerää palautetta, osallista
Esimerkkejä vuosikelloon kirjattavista toimenpiteistä ja kampanjoista
- Vuodenkiertoon liittyvät ruokateemat ja esimerkiksi tavarantoimittajien tarjoamat virikemateriaalit: satokausi, lähiruoka, juhlapyhät, kotimaiset kasvikset, juurekset ja marjat
- Yleiset kansalliset tai paikalliset osallistavat vastuullisuuskampanjat:”Kävellen syömään”, ”Kilometrikisa”, Itämeri-viikk
- Viestintä sidosryhmille: asiakasraatitoiminta, osallistavat vanhempainillat; tiedotus riittävän ajoissa!
- Hävikkikampanjat: hävikkiviikko, 0-jätekampanja, hävikin seuranta ja raportointi asiakkaille
- Energiansäästö: kampanjat veden ja energian säästämiseksi
- Hyvinvointi ja ruuan arvostus: vastuullinen ja monipuolinen ruokatarjonta luo hyvinvointia.
”Hyvinvoivat työntekijät – tyytyväiset asiakkaat.”